オフィス開設の流れや抑えるべき点は？失敗しない方法も解説

オフィス開設の流れや注意点、よくある失敗例をわかりやすく解説。

リモート時代に合った柔軟な開設方法も紹介しているので、オフィスの新設を検討されているご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

オフィス開設を検討する企業が増えている背景

オフィスのあり方は「出社か在宅か」の二者択一から、目的に応じて使い分ける最適化へと変化しています。

リモートワーク定着後の「再オフィス化」が進む理由

コロナ禍で一度は縮小したオフィス需要が、近年では再び高まりを見せています。

チームでの意思決定や新人教育、日常的な情報共有などは、リモート環境だけでは補いきれない側面が多く、「温度感」や「空気感」を共有できる対面の価値が見直されています。
こうしたリアルな繋がりの重要性が再認識されたことが、再オフィス化が進む大きな理由のひとつです。

採用・ブランディングの観点でもオフィスが再評価

働く環境は、企業の印象を左右する重要な要素にもなります。

来客対応・採用面接・社内コミュニケーションの場として、オフィスが企業の顔になるという意識が徐々に浸透。
特に若手人材の採用では、「快適で開放的なオフィス空間」が選ばれる理由のひとつになっています。

参考：JACTニュース

このような背景から、リモートワークは取り入れつつも、オフィスのリニューアルや新規開設を検討する企業が増えているのです。

オフィス開設の基本ステップとスケジュール

オフィス開設を検討する際は、どのようなロードマップが考えられるのでしょうか。

ここでは、5つのステップで例をご紹介します。

1.開設目的・人数・働き方の整理

まずは「なぜオフィスを開設するのか」を明確にしましょう。
拠点の役割（営業所・本社機能・プロジェクト拠点など）や想定人数、出社頻度を整理することで、最適な面積や席数、レイアウト方針が見えてきます。

2.物件選定と契約

上記が決まったうえで、物件選びに進みましょう。
立地やアクセスの良さをはじめ、インフラ設備（電源・通信）や原状回復などの条件などを確認することが重要です。
賃貸契約期間や入居可能日を早めに把握し、レイアウトや工事スケジュールに余裕を持たせることが成功のカギとなります。

3.レイアウト設計・家具選定

ここまできたら、中身の検討です。
1で設計した目的に合わせて検討するのがポイント。

リモートと出社の両立を見据えて、可動式デスクやフレキシブル家具を選ぶと、後々のレイアウト変更もスムーズになります。

4.内装工事やIT環境整備の確認

オフィス内では、見た目以上に、使いやすさが生産性を左右します。
照明や空調、ネットワークの設計はもちろん、配線ルートやコンセント位置など、設計の段階からしっかりチェックするのがおすすめ。
この段階で専門業者と連携しておくと、後戻りのない施工ができるので重要視したいポイントです。

5.什器導入・開設準備

家具や備品の搬入、PC・モニター・複合機などの設置を行い、最終チェックを実施します。
防災備品やセキュリティ対策、案内表示などの細部も確認しておくと、運用がスムーズです。

一般的には、ここまでの流れがあるということを把握しておきましょう。
しかし、検討途中や、オフィスを運用してみて初めて気付く失敗が出てくるのはよくあることです。

そこで、次はありがちな失敗例を紹介します。
後から変更・修正となると、大きな時間と費用の損失になりますので、どのような点で躓いてしまうのか事前にしっかりチェックしてください。

先に知っておきたい！よくある課題と失敗例

1.家具やレイアウトを感覚で決めてしまう

見た目だけで家具を選んでしまうと、使いづらさから疲労が蓄積されてしまうのはよくある失敗例です。

また、レイアウトでは動線が重なったり、会話が漏れたりするつくりになってしまうことも。
働くシーンを想定したゾーニング設計や、業務フローに沿った動線の可視化は欠かせないポイントです。

2.業者が分散して進行管理が煩雑になる

内装業者・家具業者・通信業者などがバラバラになると、調整コストやスケジュール遅延のリスクが高まります。

できれば、ワンストップで対応してくれる業者を選ぶのがおすすめ。
担当者の負担を大きく減らせるのもポイントです。

3.初期費用が想定より膨らむ

見積外の工事費・備品・設計費など、予想していなかった費用が後から出てくる可能性もあります。

「予算オーバーになってしまった」
「イニシャルコストが想定よりかかってしまった」
などが原因で、オフィス開設が頓挫されてしまうことも珍しくありません。

オフィス開設にかかる費用の具体例は、下記の記事も参考にご覧ください。

4.開設後に働き方が変わってしまった

リモートワーク比率が変動すると、固定席中心の設計では働き方が合わなくなることもあります。
将来的な変更を見据え、移動・増減が容易なレイアウト構成を取り入れることが重要です。

【トレンド】レンタルが活用されている理由とは？

これらのような課題の強い味方になってくれるのがレンタルサービスです。

まずはお試しで導入。
実際に体験し、働き方に合わせてどんどんフィットさせていくという方法が注目されています。

初期費用の削減が可能！必要な家具をすぐ導入できる

レンタルなら、購入費・配送費・廃棄費が不要。
必要な家具を必要な期間だけ借りられるため、キャッシュフローを圧迫せずに開設できるのが大きなメリットです。

開設スピードを短縮できる

在庫を持つレンタル業者なら最短で家具の導入が可能。
家具選定から搬入・設置までワンストップで進められるため、納期に追われる担当者にも最適です。
短期間でも、高水準な開設が可能になります。

働き方の変化に合わせて柔軟に入れ替えできる

人員増減や席配置変更にすぐ対応できることもポイント。
短期拠点やプロジェクト単位の運用にも向いており、開設後のレイアウト変更がスムーズなことも評価されている要因です。

専門スタッフにまるっとお願いできる

オフィス設計のノウハウを持つプロが、設計→家具→施工→撤去まで一括で対応。
複数の業者を調整する必要がないので、初めての担当者でも安心です。

歴史ある上場企業運営のサービスにお任せください

オフィスイッチは、コーユーレンティア株式会社が運営しているサービスで、取引先実績は3,300社以上にものぼります。

さらに、約2,000種類・100万点以上のアイテムを保有。
お試しの提案はもちろん、本格導入する場合の設計・コーディネートもトータルサポートできる強みを持っています。

工事手配や当日の施工、現オフィスの原状回復まで全て担当可能です。
オフィス開設のことなら、お悩みに合わせた提案ができるオフィスイッチにお問い合わせください。

トータルサポートに相談してみる

早く・安く・柔軟にできるオフィス開設はこちらから

オフィス開設は、単に空間をつくる作業ではなく、企業戦略の一部となっています。

初期投資を抑えつつスピーディに立ち上げ、将来の変化にも柔軟に対応できる、レンタルを活用するのはいかがでしょうか。

単品のオフィス家具レンタルはもちろん、
「こんなイメージにしたい」
というご要望があれば、テーマに合わせたレイアウト提案も可能です。

例えば下記は、リモート＋出社の、ハイブリッド体制に最適な「こもれるオフィス」。

Problem：
1.ハイブリッドワークやWebミーティングが増えたことにより、会議室・簡易的なミーティングスペースが不足している。
2.社員の働き方にコミットしたオフィスをつくり、社員の幸福度を高めたい。

Solution：
1.ファミレスブースや個室ブースを配置したレイアウトで、「会議室が少ない問題」を解消。
2.多様な働き方にコミットし、生産性の向上や、アイディアの創出をサポート。

こもれるオフィスの詳細はこちらから

また、「アートなオフィス」は、ブランディングや社内カルチャー強化にも活用できるプランです。

課題 Problem
1.来客者やリクルートの学生に対し、企業ブランディングの一環となるオフィスにしたい。
2.自社の企業理念やビジョンを、文字や言葉ではなく自然に浸透させたい。

解決 Solution
1.来訪者や求職者などへのブランドイメージ向上にも寄与。
2.企業理念などのメッセージは、アートにすると直感的に伝わりやすくなる傾向があるため、カルチャーを伝える「アイコン」としての機能も果たします。

アートなオフィスの詳細はこちらから

上記の他にも、「遊べるオフィス」、「アウトドアなオフィス」、「フィットネスなオフィス」など、様々なレイアウトまるごとのプランを用意しています。

もちろんこのようなプランも、お試し導入からスタートが可能です。
オフィス開設を検討されている方は、まずはレンタルの活用をご検討ください。

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