「社内の交流促進」や「アイディア創出向上」などの効果を狙って、フリーアドレスの導入を検討している企業が増えています。

しかし、フリーアドレスの導入には、注意したいポイントも多くあることをご存知でしょうか。

そこでこの記事では、
導入におけるメリット・デメリット、
さらに、失敗しない導入方法についても解説します。

社内コミュニケーションに与える効果3点

フリーアドレスを検討する理由として、社内環境に変化を与えたいという方が多いのではないでしょうか。
まずは、フリーアドレスを導入することで期待できるメリットについて紹介します。

1.部署間の壁を越えた交流の促進

固定席を廃止することで、異なる部署やチームのメンバーと自然に交流する機会が生まれます。
偶然の隣席が情報共有のきっかけになり、協力体制の強化や、部門間連携が促進されることも期待できるでしょう。

2.アイデアの創出とイノベーションの促進

多様な背景・業務経験を持つ社員が接することで、新たな視点や着想が得られやすくなります。
イノベーションの起点となるような偶発的な会話を引き出すのも、フリーアドレスならではの利点です。

3.社員の主体性と行動力の向上

フリーアドレスでは、自ら働く場所を選びながら業務を進めることになるため、自然と主体性と判断力が求められます。
社員の自立心や責任感を育てる環境としても、効果が見込めます。

フリーアドレスを導入すべき企業の特徴とは？

多くの効果が期待できるフリーアドレスですが、下記のような特徴がある企業に、特に検討をおすすめしています。

部署間の連携に課題がある企業

部署ごとの交流が限定的になりがちなのは、従来の固定席制が一つの要因かもしれません。
フリーアドレスを導入すれば、部署を超えての情報共有や協働の機会が自然と生まれ、組織の横串が強くなることも期待できます。

上下関係が厳しいなど意見交換がしにくい企業

自由に席を選べる環境は、役職や立場の垣根を下げ、フラットな関係性を築くことにも寄与してくれます。
日常的な雑談や相談がしやすくなり、社内の風通し改善にもつながるでしょう。

リモートワークでコミュニケーションが減少した企業

オンライン業務中心では、コミュニケーションが不足することもしばしば。
フリーアドレスによって、出社時の交流を意図的に設計することで、情報共有や連携不足の課題を緩和することが可能です。

イノベーションに課題がある企業

固定化された関係性や座席では、新しい発想が生まれづらい環境になります。
フリーアドレスの導入で、創造性を刺激するベースを構築してみてはいかがでしょうか。

おさえておきたいフリーアドレス導入のメリットとデメリット

このようにフリーアドレスは、さまざまな企業で導入の余地があると言えます。

ここでは、コミュニケーション以外のメリットと、逆に注意したいポイントを解説します。
どちらもしっかり把握したうえで検討しましょう。

コミュニケーション向上以外のメリット

・スペースの有効活用
スタッフ全員分の固定席を設ける必要がなくなるので、オフィススペースを効率的に活用できるようになります。

・柔軟な働き方の実現
業務内容や気分に応じて働く場所を選択できるので、社員のモチベーションや生産性の向上の一助にも。
集中したいときは静かなエリアを。チームでの協働が必要なときはオープンスペースを選ぶなど、柔軟な働き方が可能になります。

フリーアドレス導入のデメリット

・社員の所在が把握しづらい
固定席がないので、誰がどこにいるのか分かりづらくなるという相談もいただいています。
連絡や相談がスムーズに行えず、業務効率が低下する可能性も考えられます。
対策→座席管理システムを導入し、誰がどの席に座っているかをリアルタイムで把握できる環境に。

・荷物管理の負担
固定席がないので、書類や私物を毎日持ち運ぶ必要があります。
収納スペースの確保や、セキュリティ面の配慮も、注意のポイントです。
対策→パーソナルロッカーを導入して管理できるようにするのがおすすめ。

・導入コストがネックになることも
「フリーアドレスの見積もりを出したけど、費用が嵩んでしまい途中でやめた」という声もあります。
また、導入してから「この設備も必要だった」と気付くなど、後から発生する費用が高額になってしまうことも考えられます。
対策→レンタルであれば初期費用を大幅に抑えて導入でき、柔軟な見直しも可能に。

・結局は固定化したり、人気の席に集中したりする
フリーアドレスにしたのに、座る席が一定になってしまうという相談も多く寄せられます。
せっかく自由な配置になっても、社員のニーズにマッチしていなければ、形骸化してしまうことにも注意しましょう。
対策→まずはレンタルでお試し。どのような環境が自社に適しているのか、柔軟に追加・入れ替えを行ってテストを行う。

失敗しない導入方法とコスト削減のコツを紹介

上記のように、費用面や運用イメージで導入を躊躇する企業も少なくありません。
また、プラン設計や業者の手配など、実際に完成するまでの労力にリソースが割けないという相談も多くいただきます。

このような問題を解消してくれるのがレンタルサービスです。
「低リスクで導入して、納得いくまで試してみる」という選択肢が、近年の働き方では注目されています。

レンタルなら：初期費用を大幅に抑えられる

フリーアドレスで稼働を始めるには、デスクやチェア、パーソナルロッカーなどの家具や設備の購入によって、高額な初期費用がかかります。

しかし、レンタルサービスなら、必要な期間だけ家具を借りることができるので初期投資を大幅に削減。
導入リスクを最小限に抑えつつ、フリーアドレスの効果を検証することが可能です。

レンタルなら：何度も試せるから理想の環境がわかる

実際に運用してみて、初めて見えてくる課題も多くあります。
例えば、「特定の家具が使いづらい」「レイアウトが業務に合わない」などの声もよく聞きます。

レンタルサービスならこうした課題もフレキシブルに。
必要に応じた家具の交換やレイアウトの変更ができるので、無駄なコストを抑えつつ、理想のオフィス環境を構築していくことが可能です。
このように、フリーアドレスを検討されている方は、まず一度レンタルで気軽にお試ししてみてはいかがでしょうか。

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レイアウトをまるごとお任せできるプランも

オフィスイッチの「オフィスポットプラン」なら、さまざまな要素をプラスしたフリーアドレスをつくることも可能です。

「特徴のあるフリーアドレスにしたい」
というご要望があれば、レイアウト設計から家具選び・設置・施工まで、トータルサポートができるオフィスポットプランにお任せください。

例えば、オフィスに緑を多く取り入れたいというケースには、
「木と調和するオフィス」がおすすめ。

フリーアドレスが、ウッド調のグリーンスポットに。
国産木材でつくられた天板を上から置く仕様なので、既存デスクを捨てることなく、サステナブルに配慮したオフィスも実現できます。

クリエイティブな空間を増やしたいという課題には、
「アートなオフィス」がぴったりです。

フリーアドレススペースに絵画を導入。
他の部屋とは異なる、メリハリのついた雰囲気を実現することが可能です。

ご紹介した上記の例以外にも、オフィスイッチではさまざまなプランをご用意しています。

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